رابطہ:

 DHCD کے پاس عوامی ریکارڈز کی مثالیں۔

مندرجہ ذیل کے زیر انتظام
عوامی ریکارڈ کی اقسام کی ایک غیر خصوصی فہرست ہے DHCD

• درخواستیں، منظوری، اور انکار
• پروگرام آڈٹ
• داخلی پالیسیاں اور طریقہ کار
• DHCD کے بورڈز اور کمیشنوں کے ریکارڈ
• ملازمین کے درمیان مواصلات

ریکارڈز کی درخواست کرنا

آپ DHCD FOIA آفیسر یا DHCD کے کسی بھی ملازم سے امریکی میل، ای میل، ذاتی طور پر یا ٹیلی فون پر رابطہ کرکے ریکارڈ کی درخواست کر سکتے ہیں۔ FOIA کا تقاضا نہیں ہے کہ آپ کی درخواست تحریری طور پر ہو اور نہ ہی آپ کو خاص طور پر یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں۔   عملی نقطہ نظر سے ، یہ آپ اور آپ کی درخواست وصول کرنے والے شخص دونوں کے لئے آپ کی درخواست تحریری طور پر پیش کرنے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے۔ یہ آپ کو اپنی درخواست کا ریکارڈ بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ ہمیں ایک واضح بیان بھی دیتا ہے کہ آپ کون سے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں ، تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔ تاہم، اگر آپ اسے تحریری طور پر نہ ڈالنے کا انتخاب کرتے ہیں تو ہم آپ کی FOIA کی درخواست کا جواب دینے سے انکار نہیں کر سکتے ہیں۔

آپ کی درخواست کو ان ریکارڈوں کی شناخت کرنی چاہیے جو آپ "معقول خصوصیت" کے ساتھ تلاش کر رہے ہیں۔  یہ ریکارڈز کے حجم یا تعداد کو محدود نہیں کرتا ہے جس کی آپ درخواست کر رہے ہیں۔ اس کے بجائے، اس کا تقاضا ہے کہ آپ کافی مخصوص ہوں تاکہ ہم ان ریکارڈوں کی شناخت اور ان کا پتہ لگا سکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔

آپ کی درخواست میں موجودہ ریکارڈ یا دستاویزات کا مطالبہ کرنا ضروری ہے۔ FOIA آپ کو ریکارڈ کا معائنہ کرنے یا کاپی کرنے کا حق دیتا ہے۔ اس کا اطلاق ایسی صورت حال پر نہیں ہوتا ہے جہاں آپ DHCD کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہوں، اور نہ ہی DHCD کو ایسا ریکارڈ بنانے کی ضرورت ہوتی ہے جو موجود نہیں ہے۔

آپ کاروبار کے باقاعدہ کورس میں DHCD کے ذریعہ استعمال کردہ کسی بھی فارمیٹ میں الیکٹرانک ریکارڈ حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ ڈیٹا بیس یا اسپریڈ شیٹ میں رکھے ہوئے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ ان ریکارڈز کو الیکٹرانک طور پر، ای میل کے ذریعے یا کمپیوٹر ڈسک پر وصول کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں، یا ان ریکارڈوں کی پرنٹ شدہ کاپی حاصل کر سکتے ہیں۔

اگر ہمارے پاس آپ کی درخواست کے بارے میں سوالات ہیں، تو براہ کرم عملے کی کوششوں کے ساتھ تعاون کریں تاکہ آپ کس قسم کے ریکارڈ کی تلاش کر رہے ہیں، یا کسی بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں معقول معاہدے تک پہنچنے کی کوشش کریں۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن ہمیں آپ کے ساتھ آپ کی درخواست پر بات کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہم یہ سمجھتے ہیں کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔

DHCD سے ریکارڈ کی درخواست کرنے کے لئے، براہ کرم کال کریں (804) 371-7000. آپ 600 ایسٹ مین اسٹریٹ ، سویٹ 300، Richmond ، Virginia 23219، یا ای میل کے ذریعے andrew.malloy@dhcd.virginia.govپر بھی درخواستیں بھیج سکتے ہیں۔

اس کے علاوہ، فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل FOIA کے بارے میں آپ کے کسی بھی سوال کا جواب دینے کے لیے دستیاب ہے۔ کونسل سے foiacouncil@dls.virginia.gov پر ای میل کے ذریعے رابطہ کیا جا سکتا ہے، یا ٹیلی فون کے ذریعے (804) 225-3056 یا (ٹول فری) پر (866) 448-4100 ، یا ان کی ویب سائٹ کے ذریعے، http://foiacouncil.dls.virginia.gov/foiacouncil.htm

DHCD ذمہ داریاں

DHCD کو آپ کی درخواست کو موصول ہونے کے پانچ کاروباری دنوں کے اندر جواب دینا چاہیے۔ آپ کی درخواست موصول ہونے کے اگلے دن "ایک دن" سمجھا جاتا ہے۔ پانچ دن کی مدت میں اختتام ہفتہ یا تعطیلات شامل نہیں ہیں۔

DHCD سے عوامی ریکارڈز کے لیے آپ کی درخواست کی وجہ غیر متعلقہ ہے، اور ہم آپ کی درخواست کا جواب دینے سے پہلے آپ سے یہ نہیں پوچھ سکتے کہ آپ ریکارڈ کیوں چاہتے ہیں۔ تاہم، FOIA DHCD کو آپ سے اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کرنے کے لیے کہنے کی اجازت دیتا ہے۔

FOIA کا تقاضہ ہے کہ DHCD پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست پر درج ذیل جوابات میں سے ایک جواب دے۔

ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے مکمل طور پر درخواست کی ہے۔

ہم ان تمام ریکارڈز کو روکتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے، کیونکہ تمام ریکارڈز ایک مخصوص قانونی استثنا کے تحت ہیں۔ اگر تمام ریکارڈز روکے جا رہے ہیں، تو ہمیں آپ کو تحریری طور پر جواب بھیجنا ہوگا۔ اس تحریر کو ان ریکارڈز کے حجم اور موضوع کی نشاندہی کرنی چاہیے جو روکے جا رہے ہیں، اور ورجینیا کے قانون کے اس مخصوص سیکشن کا ذکر کرنا چاہیے جو ہمیں ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دیتا ہے۔ ہم آپ کی درخواست کردہ کچھ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں، لیکن دیگر ریکارڈ کو روک لیتے ہیں۔

ہم پورے ریکارڈ کو نہیں روک سکتے اگر اس کا صرف ایک حصہ استثنا کے تحت ہو۔ اس صورت میں، ہم ریکارڈ کے اس حصے کو حذف کر سکتے ہیں جو روکا جا سکتا ہے، اور آپ کو ریکارڈ کا باقی حصہ فراہم کرنا ضروری ہے۔ ہمیں آپ کو ایک تحریری جواب فراہم کرنا ہوگا جس میں ورجینیا کے قانون کی مخصوص دفعہ کا ذکر ہو جو درخواست کردہ ریکارڈز کے کچھ حصوں کو روکنے کی اجازت دیتی ہے۔

اگر DHCD کے لیے پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا عملی طور پر ناممکن ہے، تو ہمیں یہ تحریری طور پر بیان کرنا چاہیے، ان شرائط کی وضاحت کرتے ہوئے جو جواب کو ناممکن بنا دیتے ہیں۔ یہ ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے سات اضافی کام کے دنوں کی اجازت دے گا، جس سے ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے کل 12 کام کے دن ملیں گے۔

اگر آپ بڑی تعداد میں ریکارڈز کی درخواست کرتے ہیں، اور ہمیں لگتا ہے کہ ہم اپنی دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے بغیر آپ کو 12 دنوں کے اندر ریکارڈ فراہم نہیں کر سکتے ہیں، تو ہم آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت کے لیے عدالت سے درخواست کر سکتے ہیں۔ تاہم، FOIA کا تقاضہ ہے کہ ہم عدالت میں مزید وقت مانگنے کے لیے جانے سے پہلے پیداوار یا ریکارڈ کے بارے میں آپ کے ساتھ معاہدے تک پہنچنے کی معقول کوشش کریں۔

DHCD مطلوبہ ریکارڈز تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے، یا تلاش کرنے میں اپنی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہونے کے لیے معقول چارجز لگا سکتا ہے اور مطلوبہ ریکارڈ کو کم سے کم قیمت پر فراہم کرنے کے لیے تمام معقول کوششیں کرے گا۔ DHCD ریکارڈ بنانے یا برقرار رکھنے یا اس کے عمومی کاروبار کے لین دین سے وابستہ عمومی اخراجات کی وصولی کے لیے کوئی بھی بیرونی، ثالثی، یا اضافی فیس یا اخراجات عائد نہیں کرے گا۔ DHCD کی طرف سے چارج کی جانے والی کوئی بھی ڈپلیکیٹنگ فیس نقل کی اصل قیمت سے زیادہ نہیں ہوگی۔ 

ریکارڈز کی تلاش کرنے سے پہلے، DHCD آپ کو تحریری طور پر مطلع کرے گا کہ وہ مطلوبہ ریکارڈز تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے، یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہونے کے لیے معقول چارجز لے سکتا ہے اور پوچھے گا کہ کیا آپ درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی سے پہلے لاگت کے تخمینہ کی درخواست کرنا چاہیں گے جیسا کہ ذیلی سیکشن F §0 2 میں بیان کیا گیا ہے۔ 2-3704 کوڈ آف ورجینیا کا۔